Merkkivuosien 2017 ja 2018 tiimoilta tullaan järjestämään monenlaisia tapahtumia sekä paikallisella että valtakunnallisella tasolla. Oletko sinä jo miettinyt, miten oma järjestösi tai yhteisösi voisi olla mukana juhlimassa? Järjestäisittekö esimerkiksi keskustelutilaisuuden sisällissodan tapahtumista paikkakunnallanne tai juhlavamman tilaisuuden Suomen itsenäisyyden 100-vuotiaspäivänä? Kaipaisiko työväenyhdistyksenne kiitosta ja muistamista: voisiko tässä olla paikka myyjäisille, kesäkarnevaaleille, urheilukilpailuille tai teatteriesitykselle?
Tapahtuman järjestämistä helpottaaksemme olemme koonneet alle kattavan listan seikoista, joita tapahtumajärjestäjän on hyvä huomioida. Muistathan ilmoittaa tapahtumasi myös sivustomme kalenteriin!
Tapahtumajärjestäjän muistilista
Tapahtuman ideointi ja suunnittelu
- Millainen tapahtuma halutaan järjestää ja kenelle?
- Milloin tapahtuma halutaan järjestää, onko ajankohta kohderyhmän kannalta sopiva? Osuuko ajankohtaan päällekkäisiä tapahtumia?
- Mikä on tapahtuman nimi?
- Missä tapahtuma järjestetään, ulko- vai sisätiloissa? Tarvitseeko tilan olla esimerkiksi esteetön?
- Onko tapahtuman järjestäminen taloudellisesti mahdollista, miten se rahoitetaan? Voidaanko tapahtuman järjestämiseen saada yhteistyökumppaneita tai sponsoreita?
Tila ja tapahtumapaikka
- Tilavarauksen hoitaminen hyvissä ajoin.
- Rakenteet ja kalusteet: ovatko tilassa valmiina (esimerkiksi tuolit, pöydät, esiintymislava) tai voidaanko ne saada esimerkiksi vuokrattua? Onko tapahtumapaikalla yleisö-wc?
- Tilan somistus.
- Sähkö ja tekniikka: Onko tilassa tarvittava tekniikka, tarvitaanko esimerkiksi äänentoistojärjestelmää tai tykkiä ja valkokangasta? Jollei näitä ole tilassa valmiina, vuokrausmahdollisuudet ja varaukset kannattaa hoitaa hyvissä ajoin. Mikäli osa tilaisuudesta järjestetään ulkona, täytyy selvittää saadaanko sähköä tarvittaessa vedettyä myös sinne. Muista myös pienemmät tärkeät osat, kuten jatkojohdot.
- Ensiapupiste. Pienissä ja vähäriskisissä tapahtumissa ei tarvita, mutta tapahtuma-alueella on oltava kuitenkin välineet ensihoidon järjestämiseen. SPR järjestää ensiapupalveluita tapahtumiin.
- Lipunmyynti- ja infopiste. Löytötavaroiden säilytyksestä sopiminen. Mikäli tapahtumassa myydään lippuja tai jotain muuta, varaa paikalle pohjakassa ja kuittivihko.
- Onko tapahtumapaikalla parkkitilaa?
- Esteettömyyteen liittyvät seikat, esimerkiksi voidaanko järjestää invapaikkoja, pääseekö tiloissa liikkumaan pyörätuolilla, miten valaistus järjestetään, onko tilassa induktiosilmukka jne. Lisätietoja esimerkiksi www.esteeton.fi/portal.
- Opastuskylttien valmistaminen ja paikoilleen vieminen ennen tapahtumaa.
Rahoitus, markkinointi ja yhteistyötahot
- Millainen on tapahtuman budjetti? Haetaanko apurahoja tai etsitäänkö sponsoreita?
- Millaisia yhteistyötahoja voitaisiin löytää?
- Millaisia markkinointikanavia käytetään? Juliste, lehdistötiedote, lehti-ilmoitus, sosiaalinen media (facebook, instagram jne), radiomainos, menovinkit (ilmaispalstat)? Mainontaa suunnitellessa kannattaa huomioida etenkin tilaisuuden kohderyhmä ja valita kanavat sen perusteella.
Työntekijät ja vastuunjako
- Vastuunjako kannattaa tehdä jo alkuvaiheessa ja nimetä eri vastuuhenkilöt eri osa-alueille, esimerkiksi budjetti, tilajärjestelyt, tekniikka, ohjelma, markkinointi, turvallisuus, aikataulu.
- Työvuorojärjestelyjen sopiminen. Mikäli tilajärjestelyissä tai somistuksessa tarvitaan apua, muista hankkia myös tähän työvoimaa. Kannattaa jakaa tehtävät myös tapahtumapäivälle mahdollisimman tarkkaan, esimerkiksi päättää kuka huolehtii lipunmyynnistä, valokuvaamisesta, opastuskylteistä tai tekniikan toimivuudesta.
- Järjestyksenvalvojien ja ensiapuhenkilökunnan järjestäminen tarvittaessa (katso kohdat tila ja tapahtumapaikka ja luvat).
Esiintyjät
- Halutaanko tapahtumaan esiintyjiä? Sopivien puhujien etsimisessä voi hyödyntää esimerkiksi eri tahojen ylläpitämiä puhujapankkeja. Esiintyjien valinnassa tärkeää on huomioida kohderyhmä ja tapahtuman budjetti.
- Esiintyjän mahdollisesti tarvitsema tekniikka, kuten äänentoisto, valotekniikka tai valkokangas ja tykki.
- Esiintyjät saattavat kaivata myös pukuhuonetta tai taukotilaa, jonne voidaan sovittaessa järjestää myös tarjoiluja.
- Palkkioiden maksutavasta kannattaa sopia esiintyjän kanssa etukäteen ja varata esimerkiksi matkalasku- ja palkkiolomakkeita valmiiksi paikalle.
- Sopikaa etukäteen kuka juontaa tilaisuuden ja huolehtii aikataulun pitämisestä.
Tarjoilut ja elintarvikkeiden myyminen
- Tapahtuman mahdollisten tarjoilujen tilaaminen. Erityisruokavaliot kannattaa huomioida mikäli mahdollista, esimerkiksi gluteeniton, laktoositon ja kasvisruoka.
- Jos tapahtumaan liittyy elintarvikkeiden tarjoilua tai myyntiä, tehdään ilmoitus kaupungin elintarvikevalvontaan.
- Jos paikalle tulee liikkuva elintarvikehuoneisto, tapahtuman järjestäjän tulee varmistua siitä, että se on hyväksytty paikkakunnan elintarvikevalvontaan ja että siitä on tehty ilmoitus tapahtumapaikkakunnan elintarvikeviranomaisille. Pienempien toimijoiden myynnistä ilmoitusta ei vaadita.
- Saako tapahtumapaikalle tuoda lemmikkieläimiä? Lähtökohtaisesti tapahtuma-alueella ja esimerkiksi kojujen välissä saa kulkea lemmikkieläimiä (paitsi torialueella toriaikana), jollei järjestäjä halua sitä erikseen kieltää.
Luvat
- Tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman koosta ja luonteesta.
- Maankäyttölupa haetaan maanomistajalta. Mikäli tapahtuma järjestetään kaupunkitilassa, hakemus tehdään paikkakunnan kiinteistötoimeen.
- Ilmoitus yleisötapahtumasta tehdään järjestämispaikkakunnan poliisille viimeistään 14 vrk ennen tapahtumaa (poliisin sivuilla takaraja on 5 vrk, mutta suositellaan tehtäväksi aiemmin). Ilmoituksen tekeminen hoituu poliisin internet-sivuilla tai lomakkeella. Pienistä tapahtumista ilmoitusta ei tarvita, mutta poliisin lupavalvontayksiköstä kannattaa aina tarkistaa asia. Poliisilta voit myös tarkistaa, tarvitaanko tilaisuuteen järjestyksenvalvojia.
- Tilaisuuden järjestäjä toimittaa turvallisuussuunnitelman poliisille yleisötapahtumailmoituksen liitteenä. Vaikka ilmoitusta ei toimitettaisi, järjestäjän on kuitenkin huolehdittava tapahtuman turvallisuudesta.
- Pelastussuunnitelma pelastusviranomaisille tehdään mikäli tapahtuman osallistujamäärä on yli 200, käytetään avotulta, poistumisjärjestelyt poikkeavat normaaleista tai tapahtuman luonne aiheuttaa vaaraa. Toimitetaan viimeistään 14 vrk ennen tapahtumaa.
- Jos tapahtuma vaatii erityisiä liikennejärjestelyjä, kuten joidenkin alueiden sulkemista, haetaan lupa tähän paikkakunnan katutilavalvonnalta.
- Äänentoistoa saa käyttää klo 7-20 kohtuullisella tasolla ilman meluilmoituksen tekemistä. On kuitenkin huomioitava, että musiikki ei saa kuulua asunnoissa tai herkissä kohteissa kuten koulut, sairaalat tai kirkot. Jos melun oletetaan aiheuttavan häiriötä tai se jatkuu klo 20 jälkeen, tulee siitä tehdä meluilmoitus paikkakunnan ympäristönsuojeluyksikköön.
- Jätehuoltosuunnitelma tulee laatia, jos tapahtumassa syntyy paljon roskia tai jätteitä. Vaikka suunnitelmaa ei vaadittaisikaan, tulee järjestäjän silti selvittää etukäteen, miten jätteistä huolehditaan, esimerkiksi kuka siivoaa tapahtumapaikan, mihin roskikset asetetaan ja kuka ne tyhjentää.
- Jos tilaisuudessa esitetään musiikkia, lupa tarvitaan usein Teostolta (tekijäkorvaukset) ja Gramexilta (esittäjäkorvaukset). Lupa haetaan sähköisesti tai puhelimitse.
- Anniskelulupa haetaan aluehallintoviranomaiselta, käsittelyaika n. 1-2 kk.
- Elintarvikkeisiin liittyvät luvat, katso oma kohtansa yllä.
- Jos tapahtuman vuoksi pystytetään suuria rakenteita, on haettava lupa rakennusvalvonnalta.
- Tapahtumajärjestäjällä on vastuu mahdollisista vahingoista, joten vakuutuksista kannattaa huolehtia, esimerkiksi vastuuvakuutus ja henkilökunnan tapaturmavakuutus.
Tapahtuman jälkeen
- Tilan siivous ja roskien, pullojen ja muiden jätteiden kuljettaminen.
- Kiitokset kävijöille esimerkiksi facebookissa tai nettisivuilla.
- Yhteistyökumppaneiden kiittäminen.
- Palautetilaisuus järjestäjien kesken noin viikon sisällä tapahtumasta.